เทคนิคการพรีเซนต์งานด้วย PowerPoint

เทคนิคการพรีเซนต์งานด้วย PowerPoint

พื้นที่โฆษณา  

สนใจลงโฆษณา ติดต่อ โทร.0-2642-3400 ต่อ 4613

บางครั้งสิ่งที่ยากที่สุดในการสร้างพรีเซนเทชันขึ้นมาก็คือเราไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรและจะนำเสนออย่างไรให้น่าสนใจที่สุด และยังไม่รู้ว่าพรีเซนเทชันควรจะออกมาในรูปแบบใดจึงจะเหมาะกับผู้เข้าฟังมากที่สุด เพราะบางครั้งเมื่อเราวางแผนการนำเสนอผิดตั้งแต่ต้นนั้นก็จะทำให้ลำดับการนำเสนอและวิธีการนำเสนอต่างๆ ผิดด้วยเช่นกัน สุดท้ายก็อาจจะได้งานพรีเซนเทชันที่ถึงจะดี สวยงามและมีประเด็นที่ชัดเจนแต่กลับไม่ตรงกับกลุ่มผู้เข้าฟังก็เป็นได้ แต่อย่าเพิ่งด่วนมานั่งกลุ้มใจ เพราะ PowerPoint มีฟีเจอร์หนึ่งที่ช่วยจัดการกับข้อมูลและลำดับการนำเสนอข้อมูลมาให้ เพื่อช่วยสร้างพรีเซนเทชันได้เร็วยิ่งขึ้น จากชุดข้อมูลที่โปรแกรมเตรียมเอาไว้ให้ นั่นก็คือฟีเจอร์ AutoContent Wizard โดยวิธีการเรียกใช้ฟีเจอร์นี้ให้คลิ้กเข้าไปที่เมนู File แล้วจึงเลือกที่ New จากนั้นจะปรากฏไดอะล็อกขึ้นมาบนจอภาพให้เข้าไปเลือกที่ AutoContent Wizard แล้วทำตามขั้นตอนที่ปรากฏขึ้นมาโดยเลือกข้อมูลให้ตรงกับงานพรีเซนเทชันที่กำลังจะสร้างขึ้นมา และ

จากนั้นเมื่อกดปุ่ม Finish แล้วโปรแกรมจะสร้างชุดของสไลด์มาให้พร้อมทั้งมีข้อความตัวอย่างและรูปแบบต่างๆ มาให้ครบครัน สิ่งที่เหลือก็เพียงแค่เข้าไปแก้ไขข้อมูลต่างๆ ที่โปรแกรมสร้างเอาไว้ ให้ตรงกับข้อมูลของเราเท่านั้นเอง นอกจากนี้ยังเห็นว่าแบ็กกราวนด์ของสไลด์จะเป็นโทนเดียวกันตลอด ตัวหนังสือ และการจัดรูปแบบก็จะเหมือนกัน ซึ่งทำให้สไลด์ทุกแผ่นดูเป็นแนวทางเดียวกันหมดอีกด้วย ซึ่งนับว่าเป็นส่วนสำคัญมากอีกอย่างหนึ่งที่ไม่ควรมองข้ามไป และหากลองคลิ้กเข้าไปดูในโหมด Outline ของโปรแกรมจะเห็นว่าโปรแกรมสร้างโครงสร้างคร่าวๆ มาให้อย่างชัดเจน ซึ่งในโหมด Outline นี้เหมาะสำหรับการวางโครงร่างคร่าวๆ ในการสร้างสไลด์อยู่แล้ว แต่เรามักจะมองข้ามกันไป

บ่อยครั้งที่ถึงแม้จะสร้างสไลด์ขึ้นมาจาก AutoContent Wizard ก็จริง แต่ว่าตัวเราเองอาจจะเป็นผู้แก้ไขจนเกิดความผิดพลาดในสไลด์นั้นๆ หรืออาจจะใช้สไตล์ของสไลด์ที่แปลกๆ หรือไม่ซ้ำกันเลยตลอดทั้งพรีเซนเทชัน ซึ่งนั่นถือว่าเป็นเรื่องที่ไม่ดีเอาเสียเลย หรือว่าอาจจะมีการเว้นวรรคคำไม่ถูกต้องนัก กว้างบ้างแคบบ้าง และยิ่งไปกว่านั้นสำหรับบางคนที่ต้องการความหวือหวาอาจจะใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ปนกับตัวเล็กในคำๆ เดียว ซึ่งเห็นมีการใช้กันมากบนอินเทอร์เน็ต โดยเฉพาะบรรดาไซด์ Underground ต่างๆ วิธีการที่ผมกล่าวมานี้ล้วนแต่ทำให้งานพรีเซนเทชันเยี่ยมๆ ที่คุณสร้างขึ้นมานั้น กลายเป็นพรีเซนเทชันแย่ๆ ไปได้ในทันที สาเหตุก็เพราะว่ารูปแบบที่เปลี่ยนไปเปลี่ยนมาจะทำให้ผู้ที่เข้ามาฟังนั้นทั้งสับสนและไม่สนใจใเนื้อหาที่กำลังนำเสนอ หรือถ้ามีตัวอักษรตัวใหญ่ปนกับตัวเล็กก็ยิ่งทำให้คำนั้นอ่านยากเข้าไปอีกด้วย

แต่อย่างไรก็ตาม ในชุดออฟฟิศก็ไม่ได้ฉลาดน้อยไปกว่าเรานัก เพราะชุดออฟฟิศก็รู้ทันและสามารถเตือนให้เราทราบปัญหานั้นได้ทันก่อนที่จะนำเสนอ โดยมี PowerPoint's Presentation Assistant ซึ่งเป็นผู้ช่วยตัวพิเศษในชุดออฟฟิศที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับ PowerPoint โดยที่ Presentation Assistant จะเตือนให้ทราบทันทีเมื่อเกิดปัญหาต่างๆ ขึ้นมาบนสไลด์และยังให้คำแนะนำต่างๆ ในการสร้างสไลด์อีกด้วย

แต่ก่อนอื่นเราก็จำเป็นต้องมีการปรับแต่ง Powerpoint เสียก่อนเพื่อกำหนดสไตล์ที่ให้โปรแกรมยอมรับได้ โดยที่เริ่มต้นปรแกรมจะมีสไตล์มาตรฐานมาให้ก่อนซึ่งจะกำหนดจำนวนรูปแบบตัวอักษรมากที่สุดที่ยอมให้ใช้ในสไลด์ จำนวนลิสต์รายการที่ยอมให้มีได้ต่อสไลด์ 1 แผ่นรวมทั้งการเว้นระยะห่างต่างๆ แต่บางครั้งค่าที่โปรแกรมกำหนดมาให้นั้นอาจจะไม่เหมาะสมกับงานในบางงาน (หรือทุกงาน) เราก็สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของเราได้เช่นกัน เพื่อให้ Presentation Assistant รับรู้ได้ว่าควรจะเตือนตอนไหนบ้าง โดยวิธีการกำหนดค่าต่างๆ นั้นให้เข้าไปที่เมนู Tools เลือกที่ Options แล้วจึงคลิ้กที่แท็บ Spelling & Style แล้วคลิ้กที่ปุ่ม Style Option จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ขึ้นมา จากนั้นให้เลือกที่แท็บ Visual Clarity แล้วกำหนดจำนวนรูปแบบตัวอักษรที่ยอมให้ใช้ได้ จำนวนปุ่ม จำนวนเส้นรวมไปถึงขนาดใหญ่ที่สุดที่ยอมให้ใช้ได้ของตัวอักษรทั้งในไตเติลและข้อความในสไลด์ และคลิ้กเข้าไปที่แท็บ Case & End Punctuation แล้วกำหนดค่าต่างๆ ที่ต้องการ แล้วจึงคลิ้กที่ปุ่ม OK